Porządek w zdjęciach i plikach raz a porządnie: nazwy, opisy i kopie, które przetrwają lata

Sprzątanie zdjęć i plików rozbija się zawsze o to samo: zaczynam od folderu "Różne", po godzinie mam sześć nowych folderów "Różne 2" i wracam do punktu wyjścia. Poniżej opisuję system, który u mnie przetrwał kilka przeprowadzek między dyskami: konwencję nazw, płytkie drzewo katalogów, opisy w metadanych, plan kopii zapasowych i sposób na to, żeby tysiące plików przerobić etapami. Plus prompty, które robią najnudniejszą część roboty.

Dlaczego to zawsze umiera po godzinie

Bo próbuję robić dwie rzeczy naraz: wymyślać system i jednocześnie go stosować. Przy tysiącu plików każda decyzja ("to jest podróż czy rodzina?") kosztuje kilka sekund i trochę woli. Po dwustu decyzjach wola się kończy, a system jest w połowie wymyślony, więc wszystko, co zrobiłem, i tak trzeba będzie poprawiać.

Rozdzielenie tych dwóch rzeczy jest całym trikiem. Najpierw godzina na projekt systemu, na sucho, bez dotykania plików. Potem sesje wykonawcze, w których nie wolno mi już niczego wymyślać, tylko stosować gotową regułę. Jeśli w trakcie sesji trafiam na przypadek, którego reguła nie obejmuje, nie wymyślam wyjątku, tylko wrzucam plik do katalogu _do-decyzji i jadę dalej. Raz na tydzień przeglądam ten katalog i albo rozszerzam regułę, albo kasuję zawartość.

Fundament: jedno miejsce docelowe i jeden lejek

Zanim ruszę nazwy, ustalam dwa katalogi i trzymam się ich do końca życia zbioru.

• Archiwum, czyli jedno miejsce, w którym leży prawda. Wszystko poza nim jest kopią roboczą i można to skasować bez żalu. U mnie to jeden katalog na dysku zewnętrznym, z lustrem w chmurze.
• Lejek (_inbox), do którego trafia wszystko nowe: karta z aparatu, zrzuty z telefonu, pliki od znajomych. Lejek ma być regularnie opróżniany do zera, tak jak skrzynka mailowa.

Dopóki nie ma lejka, każde sprzątanie jest jednorazowe: porządkuję przeszłość, a teraźniejszość znowu się rozłazi po pulpicie i katalogu Pobrane. Lejek jest tym, co sprawia, że sprzątam raz.

System nazw, który zrozumiesz za pięć lat

Nazwa pliku ma jedno zadanie: dać się posortować i wyszukać bez otwierania. Reguły, które u mnie przeszły próbę czasu:

1. Data z przodu, zawsze w formacie RRRR-MM-DD. Sortowanie alfabetyczne staje się wtedy sortowaniem chronologicznym, w każdym systemie i w każdym programie.
2. Bez polskich znaków, spacji i znaków specjalnych. Spacje psują się w adresach, w skryptach i przy przenoszeniu na inny system. Ogonki potrafią zamienić się w krzaki przy kopiowaniu między systemami plików. W tekstach ogonki są obowiązkowe, w nazwach plików szkodzą.
3. Myślnik rozdziela bloki, podkreślnik rozdziela słowa w bloku. Dzięki temu nazwę da się rozbić maszynowo: 2024-07-14-urlop_chorwacja-plaza-012.jpg.
4. Numer na końcu, z wiodącymi zerami. Trzy cyfry, gdy plików jest mniej niż tysiąc, cztery gdy więcej. Bez zer 10 ustawia się przed 2.
5. Małe litery wszędzie. Część systemów rozróżnia wielkość liter, część nie, a to źródło duplikatów, których nie widać.
6. Nazwa opisuje treść, nie okoliczności wykonania. faktura-orange zamiast skan_z_drukarki.
7. Wersje jako -v01, -v02, nigdy "final". Po "final" zawsze przychodzi "final2" i "final-poprawki-ostateczne".

Konwencję warto spisać w pliku _konwencja.txt i położyć go w korzeniu archiwum. Za trzy lata nie będę pamiętał, czy myślnik szedł przed blokiem tematu, czy po. Ten prompt układa konwencję pod konkretny zbiór, zamiast kazać mi zgadywać:

Jesteś archiwistą cyfrowym. Zaprojektuj dla mnie konwencję nazw plików i strukturę folderów.

Mój zbiór: [opisz: ile mniej więcej plików, jakie typy, z ilu lat, na jakich urządzeniach]
Jak najczęściej szukam: [np. "po roku i wydarzeniu", "po nazwisku klienta", "po numerze faktury"]
Urządzenia i systemy: [np. Windows + telefon z Androidem + dysk zewnętrzny + chmura]
Czego nie chcę: [np. ręcznego tagowania każdego pliku]

Zwróć:
1. Wzorzec nazwy jako szablon z nawiasami, plus pięć przykładów z moich realiów.
2. Listę dozwolonych wartości dla każdego bloku (np. zamknięta lista kategorii).
3. Strukturę folderów maksymalnie trzypoziomową, z uzasadnieniem każdego poziomu.
4. Tabelę: pięć przypadków brzegowych z mojego zbioru i decyzja, gdzie je kłaść.
5. Gotową treść pliku _konwencja.txt do położenia w korzeniu archiwum.

Nie proponuj rozwiązań wymagających płatnego programu. Jeśli czegoś o moim zbiorze
nie wiesz, zadaj mi maksymalnie pięć pytań, zanim odpowiesz.

To ostatnie zdanie jest ważne. Bez niego model wypluje standardową odpowiedź z internetu. Z nim najpierw zapyta, ile mam plików ze skanów, a dopiero potem zaproponuje coś, co pasuje.

Foldery: płytko, chronologicznie, bez sprytu

Drzewo katalogów starzeje się gorzej niż nazwy plików, bo kategorie się zmieniają. Folder "Praca" z 2019 roku dziś nic nie znaczy. Data znaczy zawsze to samo.

U mnie działa trzypoziomowe drzewo: archiwum / rok / rrrr-mm-dd-wydarzenie. Tematyka siedzi w nazwie katalogu wydarzenia i w słowach kluczowych, nie w oddzielnej gałęzi. Maksimum trzy poziomy, bo przy czterech zaczynam zapominać, gdzie coś jest, i tworzę bliźniacze gałęzie.

Dokumenty to jedyny zbiór, w którym data z przodu nie zawsze wygrywa. Tam sensowniejsze bywa dokumenty / podmiot / rok, bo szukam po tym, kogo dotyczy umowa, a nie kiedy ją podpisałem. Jedna zasada nie musi obsłużyć wszystkiego, ale liczba wyjątków ma być policzalna na palcach jednej ręki.

Opisy zdjęć: nazwa pliku to za mało

Nazwa pomieści datę i wydarzenie. Nie pomieści tego, że na zdjęciu jest babcia przy stole z tortem, w kuchni w starym mieszkaniu. To siedzi w metadanych.

Gdzie naprawdę zapisuje się opis

Aparat zapisuje w pliku dane techniczne (EXIF): datę, model, parametry. Opisy przeznaczone dla ludzi trzymają się w innych polach: tytuł, opis i słowa kluczowe. Kluczowa sprawa: to wszystko siedzi wewnątrz pliku, więc podróżuje razem z nim, kiedy kopiuję go na inny dysk. Etykiety i albumy w programie do przeglądania zdjęć zostają w bazie tego programu i znikają razem z nim. Dlatego wszystko, co ma przetrwać lata, musi wylądować w pliku, a nie w aplikacji.

Formaty, które nie przyjmują zapisu metadanych do środka (część plików surowych, pliki tylko do odczytu), obsługuje się plikiem towarzyszącym o tej samej nazwie i rozszerzeniu .xmp. Zasada jest jedna: taki plik musi wędrować razem ze zdjęciem, więc nigdy nie kopiuję pojedynczych zdjęć, tylko całe katalogi.

Do masowego wpisywania opisów używam narzędzia wiersza poleceń exiftool. Zanim puszczę cokolwiek na cały zbiór, robię kopię stu plików do katalogu testowego i sprawdzam wynik tam. Ta zasada uratowała mi więcej zdjęć niż jakakolwiek inna.

Słownik zamiast wolnych tagów

Wolne tagi zawsze kończą się tak samo: "wakacje", "wakacje2", "urlop", "holiday". Za pięć lat żaden z nich nie znajduje wszystkiego. Dlatego zanim zacznę opisywać, układam zamkniętą listę słów kluczowych i trzymam się jej. Lista może rosnąć, ale nowe słowo dopisuję świadomie, a nie w locie podczas tagowania.

Pomóż mi ułożyć zamknięty słownik słów kluczowych do opisywania moich zdjęć.

Kontekst: [kim jestem, co głównie fotografuję, ile lat obejmuje zbiór]
Jak będę szukał za pięć lat: [np. "po osobach", "po miejscach", "po okazjach"]

Zasady:
- Maksymalnie 60 haseł, pogrupowanych w 4-6 kategorii (osoby, miejsca, wydarzenia, typ ujęcia).
- Każde hasło w jednej formie: liczba pojedyncza, mała litera, bez polskich znaków.
- Dla każdego hasła podaj listę synonimów, których mam NIE używać, żeby nie robić dubli.
- Dopisz pięć haseł technicznych do sortowania jakości (np. do-wyrzucenia, do-druku).

Zwróć tabelę: hasło | kategoria | kiedy stosować | czego nie mylić.
Na końcu podaj listę haseł jako jedną linię rozdzieloną przecinkami, gotową do wklejenia.

Samo opisywanie zdjęć można oddać modelowi, który widzi obraz. Warunek: model opisuje to, co na obrazku widać, a nie zgaduje nazwisk i miejsc.

Opisz to zdjęcie pod przyszłe wyszukiwanie w archiwum.

Zwróć dokładnie trzy linie:
TYTUL: maksymalnie 8 słów, po polsku, rzeczowo, bez ozdobników.
OPIS: 1-2 zdania o tym, co realnie widać: kto (bez imion), co robi, gdzie, pora dnia, pogoda.
SLOWA: 5-10 haseł WYŁĄCZNIE z tej listy: [wklej swój słownik]

Zasady twarde:
- Nie zgaduj imion, nazw miejscowości, dat ani marek. Jeśli nie widać, pomiń.
- Nie oceniaj zdjęcia i nie pisz, że jest piękne.
- Jeśli zdjęcie jest nieostre, prześwietlone albo to zrzut ekranu, dopisz do SLOWA hasło do-wyrzucenia.

Imiona, nazwy miejsc i okoliczności dopisuję sam, hurtem dla całego katalogu, bo to wiem tylko ja. Model daje mi resztę, czyli tę część, której nigdy nie zrobię ręcznie dla ośmiu tysięcy zdjęć.

Kopie zapasowe: trzy kopie i jeden test

Klasyczna reguła 3-2-1 mówi: trzy kopie danych, na dwóch różnych nośnikach, jedna poza domem. Do tego dokładam czwartą rzecz, o której się rzadko mówi: kopia, której nigdy nie przywracałem, nie jest kopią, tylko nadzieją.

Najczęstszy błąd, jaki widzę: mylenie synchronizacji z kopią zapasową. Folder synchronizowany z chmurą to nie jest kopia zapasowa, bo kasowanie też się synchronizuje. Kiedy skasuję katalog po pomyłce, zniknie on wszędzie. Ratuje dopiero historia wersji albo kopia, która nie jest podpięta na stałe.

Mój rytm: raz w miesiącu podłączam dysk, kopiuję archiwum, odłączam. Raz na kwartał losuję jeden katalog z kopii i realnie go otwieram, żeby sprawdzić, czy pliki się otwierają, a nie tylko istnieją. To pięć minut, które odróżnia kopię od nadziei.

Tysiące plików etapami

Nie da się posprzątać dwudziestu tysięcy plików w weekend, ale nikt nie każe mi tego robić naraz. Dzielę robotę na sesje po 45 minut i przerabiam ją od najnowszych do najstarszych, bo najnowsze pliki są mi najbardziej potrzebne i najłatwiej je rozpoznać.

1. Sesja zerowa: inwentaryzacja. Nie sprzątam, tylko spisuję, gdzie w ogóle mam pliki. Dyski, telefony, karty pamięci, stare laptopy, chmury, skrzynka mailowa. Lista miejsc, nie plików.
2. Duplikaty na start. Zanim cokolwiek nazwę, usuwam bliźniaki. Narzędzie ma porównywać zawartość plików, a nie nazwy i rozmiary, bo ten sam plik pod dwiema nazwami to najczęstszy przypadek. Usuwanie duplikatów przed porządkowaniem oszczędza jedną trzecią roboty.
3. Jeden zlew. Zbieram wszystko do jednego katalogu roboczego. Brzydkie, ale od tej chwili mam jeden front pracy zamiast siedmiu.
4. Automat przed ręką. Zdjęcia z aparatu i telefonu mają datę w metadanych, więc do katalogów rocznych i miesięcznych trafiają maszynowo. Ręcznie dotykam tylko tego, czego automat nie umiał przypisać.
5. Rok po roku. Jedna sesja to jeden miesiąc albo jedno wydarzenie. Kończę sesję zawsze na zamkniętym kawałku, nigdy w połowie katalogu.
6. Stare i nierozpoznawalne na koniec. Materiał sprzed dziesięciu lat zostawiam na deser, gdy ręka już się wyrobiła i reguła jest sprawdzona.

Jesteś moim menedżerem projektu sprzątania archiwum cyfrowego.

Stan: [ile plików, ile GB, ile lat, w ilu miejscach, jakie typy]
Czas: [ile sesji tygodniowo i po ile minut realnie dam radę]
Narzędzia: [system, czy umiem wiersz poleceń, czego używam do przeglądania zdjęć]
Największy ból: [np. "nie umiem znaleźć zdjęć dzieci z konkretnego roku"]

Ułóż plan na 6 tygodni. Dla każdej sesji podaj:
- cel w jednym zdaniu i twarde kryterium zakończenia (co ma być prawdą na końcu),
- listę kroków w kolejności,
- co świadomie POMIJAM w tej sesji, żeby się nie rozproszyć.

Zasady planu:
- Pierwsza sesja to wyłącznie inwentaryzacja i kopia bezpieczeństwa, zero kasowania.
- Żadna sesja nie może wymagać decyzji dla więcej niż 50 plików.
- Po każdych dwóch sesjach wstaw punkt kontrolny: co sprawdzam, zanim pójdę dalej.
- Na końcu podaj rutynę porządkową na 10 minut tygodniowo, która utrzyma efekt.

Pułapki, które kosztowały mnie najwięcej

• Kasowanie przed kopią. Pierwsza czynność w całym projekcie to pełna kopia zbioru w stanie bałaganu. Dopiero potem wolno mi cokolwiek usunąć.
• Zmiana nazw bez zachowania oryginału. Przy pierwszym masowym przemianowaniu warto zapisać sobie listę "stara nazwa, nowa nazwa" do pliku tekstowego. Bez niej nie ma odwrotu.
• Zaufanie dacie modyfikacji pliku. Kopiowanie potrafi ją podmienić na dzisiejszą. Wiarygodna jest data z metadanych aparatu, a nie data pliku w systemie.
• Zdjęcia z komunikatorów bez metadanych. Aplikacje często obcinają dane przy wysyłce, więc data w takim pliku to data pobrania. Takie zdjęcia datuję ręcznie albo trzymam osobno.
• Sprytne nazwy. Skróty, kody i własne numeracje rozumiem tylko w tygodniu, w którym je wymyśliłem.

Czego AI tu nie zrobi

Nie ruszy plików za mnie, jeśli rozmawiam z modelem w oknie czatu: może napisać polecenie albo skrypt, ale odpalam go ja i to ja odpowiadam za skutki. Nie wie, kto jest na zdjęciu i które ujęcie z serii jest tym jednym dobrym. Nie zna wagi moich plików, więc nie odróżni skanu aktu notarialnego od zrzutu ekranu z mema. I nie utrzyma porządku po mnie: rytm opróżniania lejka to moja robota, nie jego.

Modele nadają się świetnie do rzeczy nudnych i powtarzalnych: projekt konwencji, słownik haseł, opisy tego, co na obrazku, plan pracy, szkic polecenia do przemianowania. Decyzje o tym, co jest ważne, zostają po mojej stronie i dobrze.

Checklista na pierwszy wieczór

1. Zrób pełną kopię bałaganu na osobny dysk. Nic nie kasuj.
2. Spisz wszystkie miejsca, w których masz pliki. Same miejsca, nie pliki.
3. Przepuść pierwszy prompt i zapisz efekt jako _konwencja.txt w korzeniu archiwum.
4. Utwórz _inbox i _do-decyzji. Od dziś nowe pliki lądują w lejku.
5. Usuń duplikaty, porównując zawartość, nie nazwy.
6. Zrób jedną sesję na 45 minut na najświeższym miesiącu i sprawdź, czy reguła się broni.
7. Wpisz do kalendarza jeden powtarzalny termin w miesiącu na kopię i opróżnienie lejka.

Porządek nie bierze się z jednego heroicznego weekendu, tylko z reguły, która jest na tyle prosta, że stosuję ją automatycznie, i z lejka, który nie pozwala bałaganowi odrosnąć. Reszta to kwestia kilkunastu wieczorów rozłożonych na dwa miesiące.

Tekst powstał z pomocą AI i został zredagowany przez człowieka.