Odwołanie przegrywa najczęściej nie dlatego, że sprawa jest słaba, tylko dlatego, że powstało wieczorem, na emocjach, i utopiło trzy dobre argumenty w dwudziestu zdaniach żalu. AI nie wygra za mnie sprawy i nie powie mi, jakie mam prawa. Potrafi natomiast zrobić trzy rzeczy, które realnie zmieniają wynik: ułożyć fakty w kolejności, wyciąć z pisma złość i sprawdzić, czy czegoś nie zgubiłem.
Granica, od której zaczynam
To nie jest porada prawna. Piszę o warsztacie redagowania pism, nie o przepisach, i nie jestem prawnikiem.
Druga rzecz, ważniejsza od pierwszej: model językowy nie jest źródłem prawa. Zapytany o podstawę prawną poda numer artykułu, nazwę ustawy, czasem sygnaturę wyroku, wszystko w idealnie wiarygodnej formie, i nic z tego nie musi istnieć ani obowiązywać w takim brzmieniu. Przepisy się zmieniają, model ma datę graniczną wiedzy i nie wie, jaki stan prawny obowiązywał w dniu wydania decyzji w mojej sprawie.
Stąd zasada, którą trzymam przez cały proces: AI odpowiada za formę, człowiek za podstawę prawną. Podstawę biorę z pouczenia w otrzymanym piśmie, z oficjalnego tekstu przepisu u źródła albo od prawnika. Nigdy z czatu, nawet jeśli czat brzmi pewnie. A kiedy w grę wchodzą pieniądze, których nie mogę stracić, termin, którego nie odzyskam, albo odpowiedzialność osobista, idę do prawnika i używam AI tylko do przygotowania materiału, z którym przychodzę.
Teczka faktów, zanim padnie pierwsze zdanie
Najgorsze pisma, jakie widziałem, powstały z pamięci. Zanim cokolwiek wklejam do modelu, składam teczkę, bo pismo urzędowe to w praktyce spis dokumentów połączony zdaniami.
| Co zbieram | Dlaczego to ma znaczenie |
|---|---|
| Pismo, na które odpowiadam, w całości | Znak sprawy, organ, data pisma i treść pouczenia. To jest szkielet mojej odpowiedzi. |
| Data faktycznego odbioru | Termin zwykle biegnie od doręczenia, nie od daty wydrukowanej na piśmie. Jak dokładnie, sprawdzam w pouczeniu. |
| Dowody: umowy, faktury, wydruki, zdjęcia, korespondencja | Każde moje twierdzenie musi mieć swój dokument. Twierdzenie bez dokumentu to opinia. |
| Potwierdzenia nadania i odbioru wcześniejszych pism | Najczęstszy spór to nie meritum, tylko to, czy i kiedy coś zostało wysłane. |
| Chronologia, dzień po dniu | Urzędnik czyta daty. Gdy się rozjeżdżają, całe pismo traci wiarygodność. |
Zanim wkleję to do modelu, czyszczę dane. Zamieniam PESEL, numer dowodu, adres i numery kont na znaczniki typu [PESEL], [ADRES]. Model nie potrzebuje ich, żeby ułożyć argumentację, a ja nie potrzebuję ich w cudzej infrastrukturze. Wstawiam je dopiero w dokumencie na dysku.
Szkielet, który działa w każdej sprawie
Pismo, które urzędnik przeczyta do końca, ma jeden kształt niezależnie od tego, czy chodzi o zasiłek, karę, podatek czy pozwolenie.
- Moje dane i dane adresata, znak sprawy, data.
- Oznaczenie pisma, na które odpowiadam, z jego datą i znakiem.
- Żądanie w jednym zdaniu, na samej górze. Nie na trzeciej stronie, nie po opowieści.
- Uzasadnienie w ponumerowanych punktach.
- Wykaz załączników.
- Podpis.
Najwięcej zyskuję na punkcie trzecim. Autor piszący na emocjach zaczyna od krzywdy i dochodzi do żądania na końcu, jeśli w ogóle. Odwrotna kolejność robi z pisma dokument.
Prompt na szkielet
Jesteś redaktorem pism urzędowych. Nie jesteś prawnikiem i nie podajesz podstaw prawnych.
MATERIAŁ
Rodzaj pisma: [odwołanie / wniosek / wyjaśnienia / uzupełnienie]
Adresat i znak sprawy: [...]
Data pisma, które dostałem: [...]
Data, w której je odebrałem: [...]
Sprawa w pięciu zdaniach: [...]
Rozstrzygnięcie, z którym się nie zgadzam, cytowane dosłownie: [...]
Moje fakty, każdy w formacie: fakt, dokument, data: [...]
Czego żądam, jednym zdaniem: [...]
ZADANIE
1. Ułóż szkielet pisma: nagłówek, oznaczenie sprawy, żądanie, uzasadnienie w ponumerowanych
punktach, wykaz załączników, miejsce na podpis.
2. Każdy punkt uzasadnienia zbuduj w kolejności: twierdzenie, dowód z mojej listy, wniosek.
3. W miejscu podstawy prawnej wstaw wyłącznie znacznik [PODSTAWA PRAWNA DO UZUPEŁNIENIA
ZE ŹRÓDŁA]. Nie podawaj numerów artykułów, nazw ustaw, sygnatur ani orzeczeń.
4. Nie dopisuj żadnego faktu, liczby ani daty, których nie ma w materiale. Czego brakuje,
wypisz na końcu jako listę pytań do mnie.
5. Ton rzeczowy i uprzejmy. Zero ocen osoby, zero ironii, zero zapowiedzi konsekwencji.
6. Uzasadnienie maksymalnie 400 słów, zdania krótsze niż 30 słów.Punkt czwarty jest tu najważniejszy. Bez niego model uzupełni luki wersją prawdopodobną, a nie moją, i dowiem się o tym dopiero, gdy urzędnik porówna pismo z aktami.
Argumentacja na faktach, czyli trzy zdania na zarzut
Każdy punkt uzasadnienia zamykam w trzech zdaniach: co twierdzę, z czego to wynika, co z tego ma wyniknąć. Kiedy nie umiem wskazać dokumentu do zdania środkowego, punkt wylatuje z pisma albo zmienia się w prośbę o przeprowadzenie dowodu.
Rozdzielam przy tym dwie zupełnie różne sytuacje, bo wymagają innego pisania. Jeśli spór dotyczy faktu, czyli organ przyjął, że czegoś nie zrobiłem albo nie złożyłem, moim materiałem są potwierdzenia, daty i kopie. Jeśli spór dotyczy oceny, czyli fakty się zgadzają, ale wnioski są moim zdaniem błędne, piszę krótko, spokojnie i wskazuję, który element stanu faktycznego został pominięty. Mieszanie obu w jednym akapicie to najprostszy sposób na to, żeby nie wygrać żadnego.
Poniżej kilka zamian, które robię odruchowo. Lewa kolumna to zdania, które napisałaby złość.
| Zdanie emocjonalne | Zdanie rzeczowe |
|---|---|
| To skandal, że nikt nawet nie spojrzał na moje dokumenty. | W uzasadnieniu nie odniesiono się do dokumentu z dnia [data], złożonego w sprawie [znak]. |
| Oczywistym jest, że doszło do rażącego zaniedbania. | Wniosek został nadany [data], co potwierdza załącznik nr 2. |
| Będę zmuszony skierować sprawę wyżej i poinformować media. | Wnoszę o ponowne rozpatrzenie sprawy z uwzględnieniem załączników nr 1 i 2. |
| Od pół roku jestem odsyłany od okienka do okienka. | W okresie od [data] do [data] złożyłem trzy pisma, wykaz w załączniku nr 3. |
Ta prawa kolumna wygląda blado i o to chodzi. Pismo ma być nudne i sprawdzalne.
Ton: kazać modelowi oznaczać, nie przepisywać
Jeśli poproszę AI o złagodzenie tonu, dostanę tekst gładki, uprzejmy i pozbawiony połowy konkretów, bo model przy okazji przepisze mi fakty własnymi słowami. Dlatego ton sprawdzam osobnym przebiegiem, w którym model ma prawo tylko oznaczać.
Jesteś recenzentem tonu pisma urzędowego. NIE przepisuj tekstu i nie proponuj nowych treści.
Przejdź pismo zdanie po zdaniu i zwróć tabelę: numer zdania, cytat, kategoria, krótkie uzasadnienie.
Kategorie:
E - emocja lub ocena osoby albo urzędu
G - nacisk lub zapowiedź konsekwencji
L - zdanie bez treści, samo rozgrzewanie się
N - twierdzenie, które nie ma odpowiednika w wykazie załączników
P - powtórzenie czegoś, co już padło wcześniej
Na końcu podaj liczbę zdań w każdej kategorii oraz trzy zdania, które skreśliłbyś w pierwszej
kolejności, z jednozdaniowym uzasadnieniem każdego.Decyzję o skreśleniu podejmuję sam, przy otwartym pliku. Model jest tu detektorem, nie redaktorem.
Terminy i forma, czyli miejsce, w którym AI nie pomoże
Tu kończy się to, co mogę oddać maszynie. Terminu, sposobu i adresata nie zgaduję i nie pytam o nie modelu. Czytam pouczenie w otrzymanym piśmie, a gdy pouczenia nie ma albo jest niejasne, dzwonię do wskazanego organu lub pytam prawnika. Trzy rzeczy, które sprawdzam za każdym razem u źródła: ile mam czasu i od kiedy liczy się termin, do kogo pismo kieruję i za czyim pośrednictwem je składam oraz w jakiej formie jest przyjmowane.
Reszta to dyscyplina, nie prawo. Nie wysyłam w ostatnim dniu, bo dzień zapasu kosztuje mnie mniej niż jedna awaria drukarki. Zostawiam sobie potwierdzenie nadania i kopię całości razem z załącznikami. Załączniki numeruję w tej samej kolejności, w jakiej powołuję je w tekście. Podpisuję, bo brak podpisu potrafi cofnąć sprawę o tygodnie. I trzymam wszystko w jednym folderze, żeby przy kolejnym piśmie nie odtwarzać chronologii z pamięci.
Ostatni przebieg przed wysyłką
Ten prompt puszczam na gotowym piśmie, już po wstawieniu podstawy prawnej ze źródła.
Sprawdź kompletność poniższego pisma. Nie oceniaj podstawy prawnej ani szans sprawy.
Zwróć TAK, NIE albo NIE WIEM dla każdego punktu, z cytatem tam, gdzie wskazujesz problem:
1. Czy pismo wskazuje znak sprawy i datę pisma, na które odpowiada?
2. Czy żądanie jest sformułowane jednym zdaniem i da się je wykonać?
3. Czy każde twierdzenie w uzasadnieniu ma odpowiednik w wykazie załączników?
4. Czy każdy załącznik z wykazu jest powołany w tekście?
5. Czy w tekście zostały puste znaczniki w nawiasach kwadratowych?
6. Czy liczby, daty, kwoty i nazwy własne występują wszędzie w tej samej postaci?
Wypisz każdą rozbieżność.
7. Czy są zdania dłuższe niż 30 słów? Wypisz je.
8. Czy jest podpis i data?Punkt szósty wyłapuje błąd, który popełniam najczęściej: kwota albo data zmieniona w jednym miejscu podczas przerabiania wersji. Człowiek czytający własny tekst po raz dziesiąty tego nie widzi.
Pułapki, w które wpadłem albo prawie wpadłem
- Zmyślona podstawa prawna. Najgroźniejsza, bo najbardziej wiarygodna. Powołanie nieistniejącego przepisu psuje odbiór całego pisma.
- Zmyślone orzecznictwo. Sygnatury i cytaty z wyroków model produkuje równie łatwo. Jeśli nie mam wyroku przed oczami, nie ma go w piśmie.
- Ton prawnika z serialu. Modele lubią archaiczną polszczyznę, bo taką widziały w pismach. Pompatyczne zdanie nie dodaje wagi, dodaje tylko słów.
- Przepisywanie zamiast redagowania. Przy poleceniu poprawy stylu model gubi konkret. Zawsze porównuję wersje, zamiast przyjmować całość.
- Długość. Cztery strony czyta się gorzej niż jedna. Jeśli czegoś nie da się zmieścić, idzie to do załącznika, nie do zdania wielokrotnie złożonego.
- Skopiowany szablon z sieci. Razem z szablonem przenoszą się cudze okoliczności i cudzy stan prawny. Szablon daje kolejność sekcji, nic więcej.
Checklista przed kliknięciem wyślij
- Żądanie w jednym zdaniu, na górze pisma.
- Każdy fakt ma swój numerowany załącznik, każdy załącznik jest powołany w tekście.
- Podstawa prawna sprawdzona u źródła albo przez prawnika, nie w czacie.
- Termin, adresat i forma odczytane z pouczenia, nie z pamięci.
- Zero zdań z kategorii E i G po przebiegu kontroli tonu.
- Dane wrażliwe uzupełnione dopiero w pliku lokalnym, nie w oknie modelu.
- Podpis, data, kopia całości i potwierdzenie nadania.
AI skraca mi pisanie takiego pisma z całego wieczoru do kilkudziesięciu minut i, co ważniejsze, odbiera mu ton. Nie zastąpi natomiast ani pouczenia w decyzji, ani prawnika, i w dniu, w którym zacznę udawać, że zastąpi, zacznę przegrywać sprawy w nowy, szybszy sposób.
Tekst powstał z pomocą AI i został zredagowany przez człowieka.
